Livrables du SPA
Ici vous suivez ce que vous avez envoyé à vos clients pour acceptation ou signature, et vous générez le programme et le rapport annuels du portefeuille. L’écran a deux onglets : « Envoyés » et « Programme et rapport annuels ».
1. États des livrables
“ Échus ”, “ Non lus ”, “ En attente ” et “ Acceptés ” comptent les livrables avec la même règle que celle que l’entreprise voit dans sa liste. Non lus : un destinataire ne l’a pas encore ouvert. En attente : l’un ne l’a ni accepté ni signé. Échus : en attente dont la date est passée. Acceptés : tous l’ont accepté ou signé. Un livrable peut compter dans plusieurs cartes ; par exemple, un livrable échu est aussi en attente. Appuyez sur une carte pour filtrer et appuyez de nouveau pour retirer le filtre.
2. Rechercher et ouvrir
Recherchez par titre ou par entreprise ; la liste est paginée par 20. Chaque titre ouvre le livrable en lecture seule, avec qui doit l’accepter ou le signer et son historique. Pour le rappeler à l’entreprise ou créer un lien de signature, entrez dans l’entreprise et ouvrez ses “Livrables”. L’information envoyée aux travailleurs n’apparaît pas ici.
3. Générer le programme ou le rapport
Dans « Programme et rapport annuels », vous choisissez l’“Année” et le “Document” et appuyez sur “Générer pour tout le portefeuille”. Avant de générer, un avis indique pour combien d’entreprises et si elles seront envoyées pour signature ; elles ne sont envoyées que si vous cochez “Envoyer à chaque entreprise pour signature”. Si l’une l’avait déjà reçu, l’avis le signale : elle recevra une nouvelle version à signer de nouveau.
4. Chaque entreprise et le rapport du service
Le menu “⋯” de chaque entreprise propose “Générer” ou “Générer à nouveau” (avec confirmation si le document a déjà été envoyé), le téléchargement en PDF et Word, des “Observations” imprimées dans le document et “Envoyer pour signature”. Plus bas, “Rapport annuel du service de prévention” se télécharge en PDF ou Word ; seul le directeur du SPA le voit.