Gestion documentaire

1. Les quatre indicateurs et l'avertissement d'expiration

« Total des documents » inclut les documents des entreprises extérieures (le nombre est indiqué en dessous), « Publiés » indique combien sont déjà accessibles à tous et quelle part du total ils représentent, « Expirent bientôt » ceux qui expirent dans les 30 jours, et « Signatures en attente » ceux qui attendent votre signature.

Si quelque chose expire bientôt, un bandeau jaune apparaît aussi, « 2 documents expirent dans 30 jours » (avec le nombre exact) : renouvelez ces documents avant la date.

2. Les dossiers

En dessous figurent les dossiers par catégorie (« Sécurité », « Juridique », « Formation », « Ressources humaines », « Opérations », « Qualité », « Environnement », « Finances », « Général ») avec le nombre de documents de chacun. Le dossier orange, « Entreprises extérieures (CAE) », contient les documents téléversés par les entreprises extérieures.

Appuyez sur un dossier pour voir ses documents sous forme de cartes : statut, type, version, taille, date et, s'il expire bientôt, « Expire sous 30 jours » en orange. Le chemin du dossier, au-dessus, vous permet de revenir. « Créer un dossier » ne demande que le nom.

3. Téléverser un document

1. Appuyez sur « Téléverser un document ».

2. Faites glisser le fichier ou cliquez sur « Sélectionner un fichier » (PDF, Office, images, vidéo ou ZIP). Ou cliquez sur « Utiliser le modèle » : choisissez un modèle, renseignez ses données, choisissez le « Périmètre » (toute l'entreprise, un site, un service ou un poste de travail) si le modèle contient des blocs de données, vérifiez le contenu et les sections, et « Générer le PDF » crée le document et le classe ici, sans fichier à téléverser. Les blocs de données sont remplis avec les enregistrements de ce périmètre (risques, mesures en attente, formations, EPI, entreprises extérieures, incidents) et chaque ligne porte le code de l'enregistrement, par exemple R-012. Si le modèle contient une section « Rédigé par Nora », « Rédiger avec Nora » écrit son texte à partir des blocs de données de cette section et des données de l'entreprise, sans inventer d'enregistrements ni citer de législation ; le texte est marqué « Rédigé par Nora · non relu » jusqu'à ce que vous le relisiez, le corrigiez si nécessaire et appuyiez sur « Accepter ». « Rédiger à nouveau » demande un autre texte. Tant que toutes les sections de Nora ne sont pas acceptées, « Générer le PDF » reste désactivé ; le PDF imprime le texte accepté avec la personne qui l'a accepté et la date.

3. Renseignez « Titre », « Type » et « Catégorie » (obligatoires) et, le cas échéant, « Date d’expiration » et « Centre de travail ». Avec une date d'expiration, le document apparaîtra dans « Expirent bientôt » 30 jours avant.

4. Cochez « Nécessite une signature électronique » si quelqu'un doit le signer ou « Marquer comme confidentiel » si tout le monde ne doit pas le voir, puis appuyez sur « Téléverser le document ». Le document démarre au statut « Brouillon ».

4. Amener un document jusqu'à la publication

Chaque carte affiche le bouton de l'étape suivante selon son statut : en « Brouillon », « Soumettre pour révision » ; en « En révision », « Approuver » ; en « Approuvé », « Publier le document ». Appuyez sur la carte pour ouvrir le document, le télécharger ou voir ses versions.

Pour trouver quelque chose, utilisez la zone « Rechercher des documents... » ou « Filtres » (« Type », « Catégorie », « Statut », « Étiquettes » et les options « Inclure les expirés » et « Inclure les confidentiels »).

Un document généré à partir d'un modèle affiche « Généré à partir d'un modèle » : de quel modèle et de quel périmètre il provient et quels enregistrements il a utilisés, chacun lié à sa fiche. Si ces enregistrements changent ensuite, « Obsolète : N enregistrements ont changé » apparaît avec la liste, et « Régénérer » le génère à nouveau avec les données actuelles comme nouvelle version du même document. Un document approuvé, publié ou signé n'est pas régénéré : générez-en un nouveau à partir du modèle. Un document avec des sections de Nora n'est pas régénéré non plus : une personne a relu leur texte au regard des données de ce moment-là ; générez donc un nouveau document à partir du modèle et relisez à nouveau ces sections. « Télécharger en Word » le télécharge au format Word (.docx) avec le même logo, le même sommaire et les mêmes sections que le PDF. Si vous le modifiez hors de l'application, dans « Versions » appuyez sur « Téléverser la version » avec ce fichier : il devient une nouvelle version du même document, et la zone de recherche et Nora trouvent son texte. Le panneau indique alors que la version actuelle est celle que vous avez téléversée ; « Régénérer » créerait une autre version avec les enregistrements actuels, sans vos modifications Word. Les documents de « Documents juridiques » et les documents IA sont générés de la même façon et classés ici, les documents juridiques dans le dossier « Juridique ».

5. Autorisations

Un utilisateur en lecture seule voit les dossiers et les documents, mais « Téléverser un document » et les boutons de révision, d'approbation et de publication sont désactivés pour lui. Les documents marqués comme confidentiels n'apparaissent qu'avec l'option « Inclure les confidentiels ». Dans un document généré, un bloc contenant des données que l'utilisateur ne peut pas voir dans l'application (entreprises extérieures, s'il n'administre pas l'entreprise ; surveillance médicale, sans autorisation médicale) reste vide avec un avis, et la surveillance médicale n'imprime jamais que des chiffres agrégés.