Facturation des clients
Ici, vous émettez les factures que votre SPA facture à ses entreprises clientes. Cela n'inclut pas ce que votre SPA paie à goPrevina : c'est dans “Factures de goPrevina”. L'écran a cinq onglets : « Factures », « Données de facturation des clients », « Tarifs et données fiscales », « AEAT et encaissements » et « Export comptable ».
1. Les cartes et la liste des factures
Dans « Factures », chaque carte compte les factures d'une situation et, lorsqu'on la presse, filtre la liste : “ En retard ” (émises, échéance dépassée et non encaissées), “ Rejetées par l'AEAT ” (l'AEAT a refusé l'enregistrement ou l'envoi a échoué), “ En attente de paiement ” (émises, pas encore échues) et “ Brouillons ”. Une facture n'est que dans une situation, donc les chiffres ne se chevauchent pas : une facture en retard rejetée par l'AEAT compte dans “ Rejetées par l'AEAT ”, car il faut d'abord la corriger. “ Encaissées ” et “ Clôturées ” (rectifiées, annulées et factures rectificatives) sont des filtres sous la recherche. La liste affiche 20 lignes par page, cherche par numéro ou entreprise et le filtre reste dans l'adresse de la page.
2. Créer des brouillons
Appuyez sur « Nouvelle facture » pour un travail hors du cycle mensuel : vous choisissez l'entreprise et le concept (le prix vient de vos tarifs) et le brouillon s'ouvre. Sous « Plus » se trouve “Créer les factures du mois” : il crée un brouillon par convention en vigueur, avec un douzième de la cotisation (au prorata des jours si la convention commence ou finit en cours de mois) et les examens médicaux réalisés ce mois-là. Un mois déjà généré n'est pas répété.
3. Émettre, encaisser, rectifier et annuler
Ouvrez une facture en appuyant sur son numéro dans la colonne “ Numéro ”. Le menu “⋯” de chaque ligne permet de l'émettre (elle reçoit son numéro et son enregistrement VERI*FACTU est chaîné ; ensuite elle ne se modifie plus), de télécharger le PDF, de la marquer comme encaissée, de la rectifier ou de l'annuler. Rectifier et annuler demandent un motif dans une boîte de dialogue ; “Annuler” ne sert que pour une facture émise par erreur et non encaissée. Supprimer n'existe que pour les brouillons et demande confirmation.
4. Tarifs, données des clients et AEAT
« Données de facturation des clients » ouvre chaque entreprise dans un panneau latéral : NIF, adresse, mode d'encaissement et mandat SEPA. « Tarifs et données fiscales » contient les données de l'émetteur, les séries et le prix de chaque concept ; si vous modifiez quelque chose et quittez sans enregistrer, l'écran vous le demande. « AEAT et encaissements » montre le certificat, l'environnement (test ou production), la file d'enregistrements et le compte Mollie. Seule la direction modifie tarifs, certificat et Mollie ; l'équipe d'administration voit le reste.
5. Exporter vers la comptabilité et envoi à l'AEAT
Dans « Export comptable », vous choisissez l'année et téléchargez le CSV des factures ou le registre des factures émises au format de l'AEAT. Les enregistrements en attente partent seuls ; “Envoyer maintenant à l'AEAT”, sous « Plus », avance l'envoi (l'AEAT demande d'attendre entre deux envois). Les factures en retard et celles rejetées par l'AEAT apparaissent aussi dans “Mon travail”.