Archivage documentaire externe

1. Ce qui figure à l’écran

En haut, une carte par destination, « SharePoint » et « Google Drive », avec son état : « Non configuré », “Autorisation requise”, “Bibliothèque à choisir”, “Prêt” ou “En erreur”. Le lien de la carte mène à la configuration de l’intégration, ou l’ouvre si elle est déjà configurée. En dessous, le bloc « Règles » avec « Archiver maintenant les documents en attente » et « Nouvelle règle », et à la fin le « Journal d’archivage ».

2. Connecter SharePoint ou Google Drive

Cliquez sur le lien de la carte de la destination. Pour SharePoint, enregistrez une application dans Microsoft Entra ID avec l’autorisation d’application Sites.ReadWrite.All, copiez l’ID du répertoire, l’ID de l’application et un secret, enregistrez et cliquez sur “Autoriser” : un administrateur Microsoft donne son consentement. Choisissez ensuite le site et la bibliothèque. Pour Google Drive, créez un client OAuth dans Google Cloud avec l’API Drive activée, enregistrez ses identifiants et cliquez sur “Autoriser”. Quand la carte indique “Prêt”, vous pouvez créer des règles.

3. Créer une règle

Cliquez sur « Nouvelle règle ». Saisissez un “Nom” et choisissez la “Destination”, “Quels documents” (ceux générés par goPrevina, les signés ou tous les publiés) et, si vous le souhaitez, un “Type de document” et un “Établissement”. Dans “Dossier”, saisissez le chemin ; vous pouvez utiliser {company}, {centre}, {type}, {year} et {month}, remplacés par les données de chaque document. Cliquez sur “Enregistrer”. Avec “Règle active” décochée, la règle n’archive rien et apparaît comme “Inactive”.

Le crayon de chaque règle la modifie. La corbeille ouvre la confirmation “Supprimer la règle … ?” : les documents déjà archivés restent où ils sont et les nouveaux ne sont plus archivés avec cette règle.

4. Quand l’archivage a lieu

goPrevina vérifie les documents en attente toutes les 15 minutes, et « Archiver maintenant les documents en attente » le fait immédiatement (il faut au moins une règle). Chaque version d’un document est archivée une fois ; une nouvelle version signée est archivée de nouveau. Les documents médicaux, les documents confidentiels et les brouillons ne quittent jamais goPrevina.

5. Journal d’archivage

Chaque ligne indique quel document et quelle version, dans quelle destination et quel dossier, la date, et s’il est “Archivé” ou en “Erreur”. Une ligne archivée a un lien “Ouvrir” vers le fichier. Quand il y a des lignes, deux cartes d’état apparaissent au-dessus, “En erreur” et “Archivés”, avec leur nombre : cliquez dessus pour filtrer le journal. En cas d’échec, l’erreur explique la cause (par exemple une autorisation expirée) et l’archivage est retenté jusqu’à cinq fois.