Power Automate et Zapier

1. Ce qu'il vous faut

Une clé API de l'entreprise. Dans « Administration » → « Système » → « Clés API », cliquez sur « Créer une clé » avec un nom comme “Power Automate” et, sous « Droits par ressource (API publique) », cochez ce dont les flux ont besoin : pour recevoir les événements d'incidents, “Incidents” lecture ; pour créer des salariés, « Salariés » écriture. Un déclencheur ne propose que les événements que la clé peut lire, et ceux de l'aptitude médicale demandent leur propre droit. Créez une clé par outil : révoquer l'une n'arrête pas les autres.

Le connecteur goPrevina pour Power Automate et l'application Zapier attendent leur publication dans chaque catalogue. En attendant, demandez au support goPrevina le fichier du connecteur Power Automate ou une invitation à l'application privée Zapier. L'application Make arrivera après le lancement.

2. Power Automate

1. Dans Power Automate, « Connecteurs personnalisés » → « Nouveau connecteur personnalisé » → « Importer un fichier OpenAPI », choisissez le fichier goPrevina et créez le connecteur (une fois publié, cherchez plutôt “goPrevina”).

2. À la première utilisation, collez la clé API.

3. Déclencheurs : « When an incident is recorded », « When a training certificate is about to expire », « When a worker is added » et d'autres, plus « When an event occurs », où vous choisissez n'importe quel événement de la liste.

4. Actions : créer et modifier des salariés, des sites et des mesures de prévention, enregistrer des incidents, affecter des formations et lire toutes les listes (incidents, mesures, évaluations, certificats, documents, sous-traitants).

Les noms du connecteur sont en anglais. Quand vous enregistrez un flux avec un déclencheur goPrevina, Power Automate s'abonne à l'événement ; quand vous désactivez ou supprimez le flux, il retire l'abonnement.

3. Zapier

Dans Zapier, ajoutez l'application goPrevina et connectez-la avec la clé API ; laissez « API Address » tel quel, sauf si votre entreprise a sa propre installation de goPrevina. Les déclencheurs comme « New Incident » ou « Training Certificate Expiring » s'abonnent quand vous activez le Zap et se désabonnent quand vous le désactivez.

4. Exemple : incident → Teams et une liste SharePoint

1. Créez dans SharePoint une liste “Incidents” avec les colonnes Titre, Gravité, Date et Id goPrevina.

2. Dans Power Automate, créez un flux automatisé avec le déclencheur « When an incident is recorded ».

3. Ajoutez « Publier un message dans une conversation ou un canal » (Microsoft Teams), choisissez le canal de prévention et rédigez le message avec le contenu dynamique : titre, gravité et date.

4. Ajoutez « Créer un élément » (SharePoint) sur la liste “Incidents” et associez Titre, Gravité, Date et Id.

5. Enregistrez, saisissez un incident de test dans goPrevina et vérifiez que le message et la ligne apparaissent en moins d'une minute.

5. Exemple : embauche dans Excel → salarié

1. Tenez les embauches dans un tableau Excel sur OneDrive ou SharePoint avec les colonnes Nom, Email, Poste et Date d'entrée.

2. Dans Zapier, utilisez le déclencheur « New Row » de Microsoft Excel sur ce tableau.

3. Ajoutez l'action goPrevina « Create Worker » et associez Full Name, Email, Position et Hire Date.

4. Dans « Idempotency Key », associez l'id de la ligne : si le Zap repasse sur la même ligne, goPrevina renvoie le salarié déjà créé au lieu d'en ajouter un second.

La clé a besoin de « Salariés » écriture.

6. Exemple : certificat bientôt expiré → tâche Outlook

1. Dans Power Automate, utilisez le déclencheur « When a training certificate is about to expire ». goPrevina l'envoie 30 jours avant la date d'expiration.

2. Ajoutez « Get a worker » avec l'id du salarié de l'événement (employeeId) pour obtenir son nom.

3. Ajoutez « Ajouter une tâche » de Microsoft To Do, dont Outlook affiche les tâches, avec le titre “Renouveler le certificat” suivi du numéro du certificat et du nom du salarié, et comme échéance la date d'expiration de l'événement (expiresAt).

La clé a besoin de « Formation » lecture et « Salariés » lecture.

7. Où sont les abonnements et comment les arrêter

Chaque déclencheur utilisé apparaît dans « Webhooks » avec le nom de l'outil et son historique d'envois. Désactiver le flux, le Zap ou le scénario retire son abonnement. Révoquer la clé API retire tous les abonnements faits avec elle et arrête les envois immédiatement. goPrevina signe chaque événement avec l'en-tête X-Goprevina-Signature et le secret renvoyé à l'abonnement ; un système à vous peut la vérifier comme l'explique le guide des webhooks.