Paramètres de l’entreprise

1. « Paramètres » : les données de l’entreprise

« Paramètres de l'organisation » contient le nom, le domaine, l’e-mail et le téléphone de contact, et l’adresse. « Paramètres régionaux et de langue » définit le « Fuseau horaire » et la « Langue par défaut » pour les utilisateurs qui n’en ont pas choisi une autre. « Informations sur l'entreprise » contient le numéro fiscal et la « Modalité d'organisation de la prévention » (service propre, service externe, service commun, travailleur désigné…), qui figure dans le Plan de prévention : si vous ne la définissez pas, elle apparaît vide. Chaque bloc a son propre bouton « Enregistrer ».

À la fin, « Informations sur la formule » résume la formule et les utilisateurs.

2. « Modules » : ce qui est utilisé et qui le voit

Chaque module a un interrupteur et une liste déroulante. L’interrupteur l’active ou le désactive pour toute l’entreprise : désactivé, il disparaît du menu et de la recherche de tout le monde. La liste déroulante choisit qui le voit : « Tous », « Éditeurs et administrateurs » ou « Administrateurs uniquement ». Ceux marqués « Le produit ne peut pas fonctionner sans ce module » ne peuvent pas être désactivés.

Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la liste. Un utilisateur qui ouvre un module qui ne lui est pas destiné voit « Ce module est désactivé ».

3. « Conformité » : la juridiction

« Juridiction principale » (Espagne, Irlande ou Royaume-Uni) détermine les obligations et la réglementation proposées par l’application, par exemple dans « Conformité ». Ajoutez les « Secteurs d'activité » et les « Normes applicables » (ISO 45001, ISO 9001, LPRL…) et cliquez sur « Enregistrer » ; à droite, la « Synthèse de conformité » indique si la configuration est complète.

4. « Alertes » : les contrôles quotidiens

« Contrôles d'alerte » recherche chaque jour ce qui est sur le point d’expirer ou de s’épuiser (fiches de données de sécurité, inventaire des produits chimiques, certifications des travailleurs, échéances de chantier, EPI, valeurs limites dépassées) et prévient les personnes de l’entreprise. Cliquez sur « Lancer » sur l’un d’eux, ou sur « Tout lancer », pour les exécuter immédiatement ; chacun indique ce qu’a trouvé sa dernière exécution ou « Jamais lancé ».

5. « Données », « Utilisateurs » et « Activité »

« Données » mène à « Importer des données », où vous chargez sites, services, postes de travail, personnes, équipements, certificats et entreprises extérieures à partir de modèles CSV ou Excel. « Utilisateurs » liste les comptes avec leur rôle et leur statut, avec « Ajouter un utilisateur » pour inviter quelqu’un et « Exporter en CSV ». « Activité » est le journal d’audit de l’entreprise : qui a créé, modifié ou supprimé chaque enregistrement.

6. « Identité visuelle » : le logo et les informations sur les documents

Ce que vous définissez ici apparaît dans l’en-tête et le pied de page de chaque PDF généré par l’application : rapports d’incident et d’inspection et autres rapports, documents IA et documents légaux. « Téléverser le logo » accepte une image PNG ou JPEG de 1 Mo maximum ; « Supprimer le logo » l’efface. En dessous figurent le nom, le numéro fiscal, l’adresse, la couleur principale et le texte du pied de page, ainsi que « Enregistrer l'identité visuelle ».

Un champ vide ne reste pas vide : il utilise la valeur affichée en dessous. Le nom, le numéro fiscal et l’adresse proviennent de « Paramètres » ; le logo et la couleur proviennent de la marque du partenaire, s’il y en a une. Le pied de page ajoute toujours « Page x sur y » dans la langue de l’entreprise.