Xestión documental

1. As catro cifras e o aviso de caducidade

«Total de Documentos» inclúe os dos contratistas (debaixo dise cantos), «Publicados» indica cantos están xa á disposición de todos e que porcentaxe do total son, «Próximos a caducar» os que caducan en 30 días e «Sinaturas Pendentes» os que agardan a túa sinatura.

Se algo caduca pronto aparece ademais unha banda amarela, “2 documentos caducan en 30 días” (coa cifra que corresponda): renova eses documentos antes da data.

2. Os cartafoles

Debaixo están os cartafoles por categoría («Seguridade», «Legal», «Formación», «Recursos Humanos», «Operacións», «Calidade», «Ambiental», «Financeiro», «Xeral») co número de documentos de cada un. O laranxa, «Contratistas (CAE)», reúne os documentos que soben as contratas.

Preme un cartafol para ver os seus documentos en tarxetas: estado, tipo, versión, tamaño, data e, se caduca pronto, “Caduca en 30 días” en laranxa. A ruta de cartafoles de enriba lévate atrás. «Crear cartafol» só pide o nome.

3. Subir un documento

1. Preme «Subir documento».

2. Arrastra o arquivo ou fai clic en “Seleccionar Arquivo” (PDF, Office, imaxes, vídeo ou ZIP). Ou preme “Usar Modelo”: escolles un modelo, enches os seus datos, escolles o “Alcance” (toda a empresa, un centro de traballo, un departamento ou un posto de traballo) se o modelo ten bloques de datos, ves o índice e as seccións, e “Xerar PDF” crea o documento e arquívao aquí, sen subir ningún arquivo. Os bloques de datos énchense cos rexistros dese alcance (riscos, medidas pendentes, formación, EPI, contratas, incidentes) e cada fila leva o código do rexistro, por exemplo R-012. Se o modelo ten unha sección de “Redacción de Nora”, “Redactar con Nora” escribe o seu texto a partir dos bloques de datos desa sección e dos datos da empresa, sen inventar rexistros nin citar normativa; o texto sae marcado “Redactado por Nora · sen revisar” ata que o revisas, o corrixes se fai falta e premes “Aceptar”. “Volver redactar” pide outro texto. Sen aceptar cada sección de Nora, “Xerar PDF” non se activa; o PDF imprime o texto aceptado con quen o aceptou e cando.

3. Enche “Título”, “Tipo” e “Categoría” (obrigatorios) e, se procede, “Data de Caducidade” e “Centro de Traballo”. Con data de caducidade, o documento entrará en «Próximos a caducar» 30 días antes.

4. Marca “Require sinatura dixital” se alguén debe asinalo ou “Marcar como confidencial” se non debe velo todo o mundo, e preme “Subir documento”. O documento empeza en “Borrador”.

4. Levar un documento ata publicado

Cada tarxeta amosa o botón do paso seguinte segundo o seu estado: en “Borrador”, “Enviar a revisión”; en “En revisión”, “Aprobar”; en “Aprobado”, “Publicar Documento”. Preme a tarxeta para abrir o documento, descargalo ou ver as súas versións.

Para atopar algo, usa a caixa “Buscar documentos...” ou «Filtros» (“Tipo”, “Categoría”, “Estado”, “Etiquetas” e as caixas “Incluír Vencidos” e “Incluír Confidenciais”).

Un documento xerado desde un modelo amosa “Xerado desde un modelo”: de que modelo e alcance saíu e que rexistros usou, cada un ligado á súa ficha. Se eses rexistros cambian despois, aparece “Desactualizado: cambiaron N rexistros” coa lista, e “Rexerar” xérao de novo cos datos actuais como versión nova do mesmo documento. Un documento aprobado, publicado ou asinado non se rexera: xera un novo desde o modelo. Tampouco se rexera un documento con seccións de Nora: unha persoa revisou o seu texto cos datos de entón, así que xera un novo desde o modelo e revisa esas seccións outra vez. “Descargar en Word” descárgao en Word (.docx) co mesmo logo, índice e seccións ca o PDF. Se o editas fóra da aplicación, en “Versións” preme “Subir versión” con ese ficheiro: queda como versión nova do mesmo documento, e o buscador e Nora atopan o seu texto. O panel avisa entón de que a versión actual é a que subiches; “Rexerar” crearía outra versión cos rexistros actuais, sen os teus cambios de Word. Os documentos de «Documentos legais» e os de Documentos IA xéranse igual e gárdanse aquí, os legais no cartafol «Legal».

5. Permisos

Un usuario de só lectura ve os cartafoles e os documentos, pero «Subir documento» e os botóns de revisar, aprobar e publicar aparécenlle desactivados. Os documentos marcados como confidenciais só saen coa caixa “Incluír Confidenciais”. Nun documento xerado, o bloque de datos que o usuario non pode ver na aplicación (as contratas, se non administra a empresa; a vixilancia da saúde, sen permiso médico) sae baleiro cun aviso, e da vixilancia da saúde só se imprimen cifras agregadas.