Arquivo documental externo

1. Que hai na pantalla

Arriba, unha tarxeta por destino, «SharePoint» e «Google Drive», co seu estado: «Sen configurar», “Falta autorizar”, “Falta escoller a biblioteca”, “Lista” ou “Con erro”. A ligazón da tarxeta leva a configurar a integración, ou a abrila se xa está configurada. Debaixo, o bloque «Regras» con «Arquivar os pendentes agora» e «Nova regra», e ao final o «Rexistro de arquivo».

2. Conectar SharePoint ou Google Drive

Preme a ligazón da tarxeta do destino. Para SharePoint rexistra unha aplicación en Microsoft Entra ID co permiso de aplicación Sites.ReadWrite.All, copia o ID do directorio, o ID da aplicación e un segredo, garda e preme “Autorizar”: un administrador de Microsoft concede o consentimento. Despois escolle o sitio e a biblioteca. Para Google Drive crea un cliente OAuth en Google Cloud coa API de Drive activada, garda as súas credenciais e preme “Autorizar”. Cando a tarxeta di “Lista”, xa podes crear regras.

3. Crear unha regra

Preme «Nova regra». Pon un “Nome” e escolle o “Destino”, “Que documentos” (os xerados por goPrevina, os asinados ou todos os publicados) e, se queres, un “Tipo de documento” e un “Centro de traballo”. En “Cartafol” escribe a ruta; podes usar {company}, {centre}, {type}, {year} e {month}, que se substitúen polos datos de cada documento. Preme “Gardar”. Coa “Regra activa” desmarcada, a regra non arquiva nada e sae marcada como “Inactiva”.

O lapis de cada regra edítaa. A papeleira abre a confirmación “Eliminar a regra…?”: os documentos xa arquivados quedan onde están e os novos deixan de arquivarse con esa regra.

4. Cando se arquiva

goPrevina revisa os documentos pendentes cada 15 minutos, e «Arquivar os pendentes agora» faino ao momento (precisa polo menos unha regra). Cada versión dun documento arquívase unha vez; unha nova versión asinada arquívase de novo. Os documentos médicos, os confidenciais e os borradores nunca saen de goPrevina.

5. Rexistro de arquivo

Cada fila di que documento e versión, en que destino e cartafol, a data, e se está “Arquivado” ou con “Erro”. Cun “Arquivado” hai unha ligazón “Abrir” ao ficheiro. Cando hai filas, enriba aparecen dúas tarxetas de estado, “Con erro” e “Arquivados”, co seu reconto: preméas para filtrar o rexistro. Se falla, o erro explica a causa (por exemplo, unha autorización caducada) e reinténtase ata cinco veces.