Gestió documental

1. Les quatre xifres i l'avís de caducitat

«Total de Documents» inclou els dels contractistes (a sota es diu quants), «Publicats» indica quants estan ja a disposició de tothom i quin percentatge del total són, «Propers a caducar» els que caduquen en 30 dies i «Firmes Pendents» els que esperen la teva signatura.

Si alguna cosa caduca aviat apareix a més una banda groga, “2 documents caduquen en 30 dies” (amb la xifra que toqui): renova aquests documents abans de la data.

2. Les carpetes

A sota hi ha les carpetes per categoria («Seguretat», «Legal», «Formació», «Recursos Humans», «Operacions», «Qualitat», «Ambiental», «Financer», «General») amb el nombre de documents de cadascuna. La taronja, «Contractistes (CAE)», reuneix els documents que pugen les contractes.

Prem una carpeta per veure'n els documents en targetes: estat, tipus, versió, mida, data i, si caduca aviat, “Caduca en 30 dies” en taronja. La ruta de carpetes de sobre et torna enrere. «Crear carpeta» només demana el nom.

3. Pujar un document

1. Prem «Pujar document».

2. Arrossega el fitxer o fes clic a “Seleccionar Arxiu” (PDF, Office, imatges, vídeo o ZIP). O prem “Utilitzar Plantilla”: tries una plantilla, emplenes les dades, tries l’“Abast” (tota l’empresa, un centre de treball, un departament o un lloc de treball) si la plantilla té blocs de dades, veus l’índex i les seccions, i “Generar PDF” crea el document i l’arxiva aquí, sense pujar cap fitxer. Els blocs de dades s’emplenen amb els registres d’aquest abast (riscos, mesures pendents, formació, EPI, contractes, incidents) i cada fila porta el codi del registre, per exemple R-012. Si la plantilla té una secció de “Redacció de la Nora”, “Redactar amb la Nora” n'escriu el text a partir dels blocs de dades d'aquesta secció i de les dades de l'empresa, sense inventar registres ni citar normativa; el text surt marcat “Redactat per la Nora · sense revisar” fins que el revises, el corregeixes si cal i prems “Acceptar”. “Tornar a redactar” demana un altre text. Sense acceptar cada secció de la Nora, “Generar PDF” no s'activa; el PDF imprimeix el text acceptat amb qui el va acceptar i quan.

3. Omple “Títol”, “Tipus” i “Categoria” (obligatoris) i, si escau, “Data de Caducitat” i “Centre de Treball”. Amb data de caducitat, el document entrarà a «Propers a caducar» 30 dies abans.

4. Marca “Requereix signatura digital” si algú l'ha de signar o “Marcar com a confidencial” si no l'ha de veure tothom, i prem “Pujar document”. El document comença en “Esborrany”.

4. Portar un document fins a publicat

Cada targeta mostra el botó del pas següent segons el seu estat: en “Esborrany”, “Enviar a revisió”; en “En revisió”, “Aprovar”; en “Aprovat”, “Publicar Document”. Prem la targeta per obrir el document, descarregar-lo o veure'n les versions.

Per trobar alguna cosa, fes servir la caixa “Cercar documents...” o «Filtres» (“Tipus”, “Categoria”, “Estat”, “Etiquetes” i les caselles “Incloure Vençuts” i “Incloure Confidencials”).

Un document generat des d’una plantilla mostra “Generat des d'una plantilla”: de quina plantilla i abast va sortir i quins registres va utilitzar, cadascun enllaçat a la seva fitxa. Si aquests registres canvien després, apareix “Desactualitzat: han canviat N registres” amb la llista, i “Regenerar” el torna a generar amb les dades actuals com a versió nova del mateix document. Un document aprovat, publicat o signat no es regenera: genera’n un de nou des de la plantilla. Tampoc es regenera un document amb seccions de la Nora: una persona en va revisar el text amb les dades d'aleshores, així que genera'n un de nou des de la plantilla i revisa aquestes seccions un altre cop. “Baixa en Word” el baixa en Word (.docx) amb el mateix logotip, índex i seccions que el PDF. Si l'edites fora de l'aplicació, a “Versions” prem “Pujar versió” amb aquest fitxer: queda com a versió nova del mateix document, i el cercador i la Nora en troben el text. Aleshores el tauler avisa que la versió actual és la que has pujat; “Regenerar” crearia una altra versió amb els registres actuals, sense els teus canvis de Word. Els documents de «Documents legals» i els de Documents IA es generen igual i es desen aquí, els legals a la carpeta «Legal».

5. Permisos

Un usuari de només lectura veu les carpetes i els documents, però «Pujar document» i els botons de revisar, aprovar i publicar li apareixen desactivats. Els documents marcats com a confidencials només surten amb la casella “Incloure Confidencials”. En un document generat, el bloc de dades que l’usuari no pot veure a l’aplicació (els contractes, si no administra l’empresa; la vigilància de la salut, sense permís mèdic) surt buit amb un avís, i de la vigilància de la salut només s’imprimeixen xifres agregades.