Arxiu documental extern

1. Què hi ha a la pantalla

A dalt, una targeta per destinació, «SharePoint» i «Google Drive», amb el seu estat: «Sense configurar», “Falta autoritzar”, “Falta triar la biblioteca”, “Llesta” o “Amb error”. L'enllaç de la targeta porta a configurar la integració, o a obrir-la si ja està configurada. A sota, el bloc «Regles» amb «Arxivar els pendents ara» i «Nova regla», i al final el «Registre d'arxiu».

2. Connectar SharePoint o Google Drive

Prem l'enllaç de la targeta de la destinació. Per a SharePoint registra una aplicació a Microsoft Entra ID amb el permís d'aplicació Sites.ReadWrite.All, copia l'ID del directori, l'ID d'aplicació i un secret, desa i prem “Autoritzar”: un administrador de Microsoft concedeix el consentiment. Després tria el lloc i la biblioteca. Per a Google Drive crea un client OAuth a Google Cloud amb l'API de Drive activada, desa les seves credencials i prem “Autoritzar”. Quan la targeta diu “Llesta”, ja pots crear regles.

3. Crear una regla

Prem «Nova regla». Posa un “Nom” i tria la “Destinació”, “Quins documents” (els generats per goPrevina, els signats o tots els publicats) i, si vols, un “Tipus de document” i un “Centre de treball”. A “Carpeta” escriu la ruta; pots fer servir {company}, {centre}, {type}, {year} i {month}, que se substitueixen per les dades de cada document. Prem “Desar”. Amb “Regla activa” desmarcada, la regla no arxiva res i surt marcada com a “Inactiva”.

El llapis de cada regla l'edita. La paperera obre la confirmació “Vols eliminar la regla…?”: els documents ja arxivats es queden on són i els nous deixen d'arxivar-se amb aquesta regla.

4. Quan s'arxiva

goPrevina revisa els documents pendents cada 15 minuts, i «Arxivar els pendents ara» ho fa a l'acte (necessita almenys una regla). Cada versió d'un document s'arxiva una vegada; una nova versió signada s'arxiva de nou. Els documents mèdics, els confidencials i els esborranys no surten mai de goPrevina.

5. Registre d'arxiu

Cada fila diu quin document i versió, a quina destinació i carpeta, la data, i si està “Arxivat” o amb “Error”. Amb “Arxivat” hi ha un enllaç “Obrir” al fitxer. Quan hi ha files, a sobre apareixen dues targetes d'estat, “Amb error” i “Arxivats”, amb el seu recompte: prem-les per filtrar el registre. Si falla, l'error explica la causa (per exemple, una autorització caducada) i es reintenta fins a cinc vegades.