Visites techniques
Voici les visites du service de prévention dans cette entreprise. Chaque visite est planifiée, réalisée sur site depuis le téléphone, se termine par un procès-verbal signé par l'entreprise et par le technicien, et ses constats deviennent des mesures de la planification.
1. La liste et l'activité de l'année
Chaque ligne est une visite : objet, date et heure, motif et technicien, avec son état : « Planifiée », « En cours », « En attente de signature », « Signée » ou « Annulée ». Si elle a des constats, la ligne indique combien. Touchez la ligne pour ouvrir la visite.
Au-dessus, le bloc « Activité » de l'année additionne les « Heures consacrées » et les « Visites effectuées ». Si l'entreprise a un contrat avec son SPA, le volume contractuel apparaît, avec une alerte au-delà de 80 % ou à 100 % ; sans contrat, le bloc indique qu'il n'y a rien de contractuel à comparer.
2. Planifier une visite
Touchez « Planifier une visite ». Saisissez l'« Objet de la visite » et choisissez « Motif », « Spécialité », « Lieu de travail » (facultatif), « Date et heure » et « Durée prévue (minutes) ». L'enregistrement ouvre la visite.
Le technicien du SPA peut aussi la planifier sans entrer dans l'entreprise, depuis « Mon agenda », en choisissant l'entreprise dans le formulaire.
3. Sur site
Sur une visite « Planifiée », choisissez si vous voulez une « Liste de contrôle » parmi les modèles d'inspection et touchez « Commencer la visite ». Si vous en avez choisi une, « Ouvrir la liste de contrôle » mène à l'inspection créée pour la visite.
Dans « Constats », décrivez ce que vous avez constaté, sa « Priorité », le « Responsable dans l'entreprise » et l'« Échéance », puis touchez « Ajouter un constat » : une mesure est créée en même temps dans la planification de l'entreprise. Laissé vide, c'est vous le responsable.
« Prendre ou importer une photo » ouvre l'appareil photo du téléphone. Dans « Enregistrements liés », on lie des inspections, des évaluations des risques et des mesures de bruit, d'éclairage ou de vibrations qui existent déjà dans l'entreprise ; elles ne sont pas copiées.
4. Terminer et signer le procès-verbal
Saisissez les « Interventions et observations » et touchez « Terminer la visite ». Le temps passé sur site s'inscrit tout seul dans les heures du technicien.
La visite passe « En attente de signature ». Dans « Signatures », le représentant de l'entreprise saisit son nom, sa fonction et son adresse e-mail et touche « Signer pour l'entreprise » ; le technicien touche « Signer en tant que technicien ». On peut signer du doigt ou en tapant son nom. Avec les deux signatures, la visite devient « Signée » et le procès-verbal PDF est enregistré dans les documents de l'entreprise.
5. Envoi, annulation et droits
Dans « Procès-verbal », « Télécharger le procès-verbal » récupère le PDF ; avant les deux signatures, c'est un brouillon. Une fois signé, « Envoyer au client » envoie un e-mail avec le lien vers le procès-verbal à l'adresse indiquée.
« Annuler la visite » demande le motif et n'est possible que tant que la visite est planifiée ou en cours. Seul un administrateur de l'entreprise peut « Supprimer la visite », ce qui supprime aussi son temps, ses photos et son procès-verbal. Planifier et réaliser des visites demande le droit d'écriture.