Dossiers de santé au travail
Ici le service de santé suit chaque orientation d’une personne vers la santé au travail, de sa réception jusqu’au rapport de résultat, avec l’échéance de chaque étape. Il s’adresse aux personnes ayant un accès complet ou d’agenda médical à la surveillance de la santé ; les autres rôles, y compris l’administrateur de l’entreprise, ne le voient pas.
1. Ce que contient l’écran
En haut se trouvent le titre « Dossiers de santé au travail » et le bouton « Nouveau dossier ». Quand il y a des dossiers, trois cartes comptent et filtrent la liste quand on les presse : “Nouveaux” (pas encore triés), “En retard” (tri, rendez-vous ou rapport échus) et “Rapport en attente”. En dessous, la recherche et la liste, avec les colonnes “Personne”, “Statut” et “Prochaine date” ; sous chaque nom figurent le numéro du dossier, le motif et la priorité. Un dossier en retard est marqué en rouge et indique ce qui est en retard : “Tri en retard”, “Rendez-vous en retard” ou “Rapport en retard”. Tant qu’il n’y a aucun dossier, on ne voit que le titre, le bouton et le message “Aucun dossier pour le moment”.
2. Ouvrir un dossier
Cliquez sur « Nouveau dossier ». Dans “Nouveau dossier de santé au travail”, choisissez la “Personne”, le “Motif” (aptitude au travail, revue d’absence, reprise du travail, préoccupation liée au travail, surveillance de la santé, avant l’embauche ou autre), la “Priorité” et, si vous le savez, le “Professionnel assigné”. Les “Notes pour la direction” sont lues par toute personne qui peut voir le dossier : n’y écrivez aucune donnée médicale. Cliquez sur “Ouvrir le dossier” : vous arrivez sur le dossier avec le statut “Nouveau”.
Un dossier peut aussi arriver par une orientation d’un responsable, une alerte d’absence ou un prestataire externe ; le dossier indique son “Origine”.
3. Traiter un dossier
Le bouton principal du dossier change avec son statut : “Tri” (fixe la priorité, la date cible du rendez-vous et le professionnel ; sans date, le rendez-vous est attendu sous 3 jours si urgent, 7 si élevée, 14 si normale et 28 si faible), “Planifier le rendez-vous”, “Démarrer l’évaluation” (le rapport est dû sous cinq jours si vous ne mettez pas une autre date), “Rapport en attente”, “Enregistrer le rapport envoyé” et “Clore le dossier”. Sous “Plus” se trouvent “Modifier le tri”, “Modifier le rendez-vous” et “Clore le dossier” à tout moment. Un nouveau dossier doit être trié sous deux jours.
L’onglet “Dossier” montre l’origine, la référence externe, le résultat et les liens vers le rendez-vous et le certificat ; à droite, “Historique” liste chaque date. Chaque jour, la personne à qui le dossier est assigné (ou le personnel de santé, si personne ne l’est) reçoit un avis s’il est en retard ; l’avis ne porte que le numéro du dossier.
4. Clore le dossier et qui voit quoi
Pour clore, choisissez le “Résultat”. Le médecin enregistre le résultat d’aptitude (“Apte”, “Apte avec aménagements”, “Temporairement inapte” ou “Inapte”) et le rapport doit avoir été envoyé auparavant. Sans rôle clinique, vous ne pouvez clore un dossier que comme “Absent au rendez-vous” ou “Aucune autre action”.
L’onglet “Clinique” contient les notes cliniques : elles sont chiffrées, seul le personnel clinique peut les lire et chaque lecture est journalisée ; les autres voient qu’elles sont réservées au personnel clinique. Les “Notes pour la direction” ne contiennent jamais de donnée médicale. Être administrateur ou propriétaire de l’entreprise ne donne pas accès aux dossiers.