Formation
Dans « Formation », vous ajoutez des formations, planifiez leurs sessions, relevez les présences et délivrez les certificats. L'écran s'ouvre sur l'onglet « Formations » ; les autres onglets affichent vos sessions, la conformité de l'effectif, le calendrier, les présences, les certificats et les compétences.
1. Les indicateurs et la liste des formations
En haut figurent quatre cartes : « Total des formations », « Obligatoires », « Prochaines sessions » (sessions planifiées qui n'ont pas encore commencé) et « Certifications actives » (certificats délivrés encore valides). Une démo fraîchement créée compte 6 formations, dont 5 obligatoires, et aucune session ni aucun certificat.
En dessous se trouvent la zone de recherche et le tableau avec « Formation », « Type », « Durée », « Formateur », « Prochaine session » et « Validité du certificat ». Le type est un badge coloré (Obligatoire en rouge, Certification en violet). Le triangle rouge à côté du type signifie que la formation est exigée de tout l'effectif : c'est pourquoi « Obligatoires » en compte 5 alors que seules deux formations sont de type Obligatoire. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la formation.
2. Créer une formation
Cliquez sur « Ajouter une formation ». « Code de la formation », « Titre de la formation », « Description » (le bouton « Brouillon IA » propose un texte), « Type de formation » et « Durée (heures) » sont obligatoires. Vous pouvez ajouter le formateur, le lieu, le « Nombre maximal de participants », le centre de travail, le service et la zone, un produit chimique lié et les « EPI requis ». Si la formation certifie quelque chose qui expire, cochez « Délivre un certificat à l'issue de la formation » et indiquez la « Validité du certificat (mois) ». Enregistrez avec « Créer la formation ».
La page de la formation propose « Modifier », « Supprimer », « Affecter des salariés » et « Documents / supports » (« Joindre »). Si la formation provient d'une analyse du poste de travail, elle affiche aussi ses modules, leçons et questions.
3. Planifier une session et relever les présences
Cliquez sur « Planifier une session » sur la ligne de la formation. Le formulaire demande le « Titre de la session », le « Formateur » (l'un des utilisateurs de l'entreprise), la date et l'heure de début et de fin, et le « Nombre maximal de participants » ; le lieu, la salle et le lien en ligne sont facultatifs.
Dans la session, « Ajouter un participant » recherche dans l'effectif, ce qui permet d'inscrire des personnes sans compte. « Démarrer la session » la passe En cours ; ensuite, vous cochez chaque participant avec « Marquer présent », ou affichez le « Code QR » pour que chacun enregistre lui-même sa présence. « Terminer » clôture la session et « Prévenir tout le monde » avertit les participants.
4. Certificats et formations obligatoires manquantes
Une fois la session terminée, « Délivrer le certificat » (ou « Délivrer tous les certificats ») en délivre un à chaque personne présente, avec ou sans compte. Si la formation confère des compétences, la personne les reçoit à la délivrance du certificat.
L'onglet « Conformité » montre à qui il manque des formations. Une formation obligatoire est exigée de toute personne active de l'effectif : dans la démo, « Personnes ayant des formations en attente » affiche 9 personnes et 45 formations, et « Formations obligatoires manquantes » nomme les trois premières avec ce qui leur manque. « Inscription automatique » crée en une seule fois toutes les inscriptions et les sessions nécessaires, après vous avoir demandé confirmation.
5. Les autres onglets et qui voit quoi
« Mes sessions », « Présence » et « Certificats » affichent vos propres enregistrements en tant qu'apprenant. « Calendrier » affiche les sessions par mois, semaine ou jour. « Compétences » est le catalogue (« Nouvelle compétence ») et la liste de celles qui expirent dans les 30 à 365 prochains jours ; « Matrice » croise personnes et compétences (✓ valide, ! expirée, — non détenue) et peut être exportée.
Seuls le propriétaire, les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation de gestion de la formation voient « Ajouter une formation » ; planifier, inscrire, relever les présences et délivrer des certificats nécessitent l'autorisation de modification. Si votre rôle n'a pas le module Personnes et formation, vous voyez « Ce module est désactivé » : les travailleurs suivent les cours qui leur sont attribués dans « Mes cours » et voient leurs sessions et attestations dans « Mes formations », dans leur propre espace.