Effectifs
« Effectifs » est la liste de toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise, qu’elles aient ou non une adresse e-mail ou un compte dans l’application. C’est de là que viennent les personnes que vous choisissez pour inscrire quelqu’un à une formation, remettre des EPI ou enregistrer un incident.
1. Les chiffres et le tableau
Trois cartes : « Personnes » (actives dans les effectifs), « Sans accès » (sans compte pour se connecter à l’application) et « Peut se connecter » (celles qui en ont un). Dans la démo : 9 personnes, 6 sans accès et 3 qui peuvent se connecter.
Le tableau comporte « Nom », « Poste », « Centre de travail », « Identifiant », « E-mail » et « Se connecte ». « Se connecte » indique Oui si la personne s’est déjà connectée avec son compte, Invitée si une invitation a été envoyée mais pas encore utilisée, et Non si elle n’a pas de compte. La zone de recherche filtre par nom ou identifiant.
2. Ajouter ou importer des personnes
Cliquez sur « Ajouter une personne ». Seul le « Nom » est obligatoire ; la plupart des salariés n’ont pas d’e-mail professionnel. Vous pouvez renseigner « Poste », « Poste du catalogue (facultatif) », « Centre de travail », « Identifiant » et « E-mail », puis cliquer sur « Enregistrer ». Lier le poste du catalogue permet à l’évaluation et à la formation de ce poste d’atteindre cette personne.
Pour en ajouter beaucoup à la fois, « Importer » ouvre l’outil d’import des personnes à partir d’un tableur.
3. Modifier, retirer et voir les compétences
Chaque ligne comporte trois icônes à droite. La médaille ouvre les « Compétences » de la personne : celles qu’elle possède, leur niveau, le certificat dont elles proviennent et si elles sont valides ou expirées, et permet d’« Attribuer une compétence » ; seuls l’intéressé et les administrateurs la voient. Le crayon ouvre « Modifier la personne ».
L’icône rouge « Supprimer » retire la personne des effectifs et des listes de sélection, mais ne la supprime pas : sa fiche est conservée comme inactive, avec ses remises d’EPI, ses présences aux formations, ses certificats, ses compétences et ses incidents. Une confirmation est demandée au préalable, avec le nombre d’enregistrements qui lui sont liés.
4. Donner accès à l’application, et qui voit quoi
Cet écran ne crée pas de comptes. Pour qu’une personne puisse se connecter, invitez-la avec son e-mail depuis « Équipe » (dans le menu de gauche) ; tant qu’elle ne s’est pas connectée pour la première fois, sa colonne « Se connecte » indique Invitée.
« Importer », « Ajouter une personne » et les icônes de chaque ligne n’apparaissent qu’aux utilisateurs disposant de l’autorisation de modification ; les autres voient la liste sans actions. Si votre rôle n’a pas le module Personnes et formation, vous voyez « Ce module est désactivé ».