Dokumentu-kudeaketa

1. Lau zifrak eta iraungitze-abisua

«Dokumentu Guztira»k kontratisten dokumentuak barne hartzen ditu (azpian zenbat diren esaten da), «Argitaratuta»k zenbat dauden dagoeneko guztien eskura eta guztizkoaren zer ehuneko diren, «Iraungitzear»k 30 egunean iraungitzen direnak eta «Egiteke Dauden Sinadurak»k zure sinaduraren zain daudenak.

Zerbait laster iraungitzen bada, banda hori bat ere agertzen da, “2 dokumentu 30 egunean iraungitzen dira” (dagokion zifrarekin): berritu dokumentu horiek data iritsi aurretik.

2. Karpetak

Azpian kategoriako karpetak daude («Segurtasuna», «Legala», «Prestakuntza», «Giza Baliabideak», «Eragiketak», «Kalitatea», «Ingurumena», «Finantzarioa», «Orokorra»), bakoitzaren dokumentu kopuruarekin. Laranja kolorekoak, «Kontratistak (CAE)», kontratek igotako dokumentuak biltzen ditu.

Sakatu karpeta bat haren dokumentuak txarteletan ikusteko: egoera, mota, bertsioa, tamaina, data eta, laster iraungitzen bada, “30 egunean iraungitzen da” laranjaz. Goiko karpeta-bideak atzera eramaten zaitu. «Karpeta sortu»k izena baino ez du eskatzen.

3. Dokumentu bat igotzea

1. Sakatu «Dokumentua igo».

2. Arrastatu fitxategia edo egin klik “Fitxategia Hautatu” aukeran (PDF, Office, irudiak, bideoa edo ZIP). Edo sakatu “Txantiloia Erabili”: txantiloi bat aukeratu, datuak bete, “Esparrua” aukeratu (enpresa osoa, lantoki bat, saila bat edo lanpostu bat) txantiloiak datu-blokeak baditu, aurkibidea eta atalak ikusi, eta “Sortu PDFa” botoiak dokumentua sortu eta hemen artxibatzen du, fitxategirik igo gabe. Datu-blokeak esparru horretako erregistroekin betetzen dira (arriskuak, zain dauden neurriak, prestakuntza, NBE, kontratak, gertakariak) eta errenkada bakoitzak erregistroaren kodea darama, adibidez R-012. Txantiloiak “Norak idatzia” atal bat badu, “Norarekin idatzi” botoiak haren testua idazten du atal horretako datu-blokeetatik eta enpresaren datuetatik, erregistrorik asmatu gabe eta araudirik aipatu gabe; testua “Norak idatzia · berrikusi gabe” markatuta ateratzen da berrikusi, behar izanez gero zuzendu eta “Onartu” sakatu arte. “Berriro idatzi” botoiak beste testu bat eskatzen du. Noraren atal guztiak onartu arte, “Sortu PDFa” ez da aktibatzen; PDFak onartutako testua inprimatzen du, nork eta noiz onartu zuen adierazita.

3. Bete “Izenburua”, “Mota” eta “Kategoria” (nahitaezkoak) eta, hala badagokio, “Iraungitze Data” eta “Lan-zentroa”. Iraungitze-datarekin, dokumentua «Iraungitzear» atalean sartuko da 30 egun lehenago.

4. Markatu “Sinadura digitala behar du” norbaitek sinatu behar badu edo “Konfidentzialtzat markatu” denek ikusi behar ez badute, eta sakatu “Dokumentua igo”. Dokumentua “Zirriborroa” egoeran hasten da.

4. Dokumentu bat argitaratu arte eramatea

Txartel bakoitzak hurrengo urratsaren botoia erakusten du bere egoeraren arabera: “Zirriborroa”n, “Berrikuspenera bidali”; “Berrikuspenean”, “Onartu”; “Onartuta”n, “Dokumentua Argitaratu”. Sakatu txartela dokumentua irekitzeko, deskargatzeko edo haren bertsioak ikusteko.

Zerbait aurkitzeko, erabili “Bilatu dokumentuak...” koadroa edo «Iragazkiak» (“Mota”, “Kategoria”, “Egoera”, “Etiketak” eta “Iraungitakoak Barne Hartu” eta “Konfidentzialak Barne Hartu” laukiak).

Txantiloi batetik sortutako dokumentuak “Txantiloi batetik sortua” erakusten du: zein txantiloitatik eta esparrutatik atera zen eta zein erregistro erabili zituen, bakoitza bere fitxarekin lotuta. Erregistro horiek gero aldatzen badira, “Zaharkituta: N erregistro aldatu dira” agertzen da zerrendarekin, eta “Berriz sortu” botoiak uneko datuekin sortzen du berriro, dokumentu beraren bertsio berri gisa. Onartutako, argitaratutako edo sinatutako dokumentua ez da berriz sortzen: sortu berri bat txantiloitik. Noraren atalak dituen dokumentua ere ez da berriz sortzen: pertsona batek garai hartako datuekin berrikusi zuen haien testua; beraz, sortu berri bat txantiloitik eta berrikusi atal horiek berriro. “Deskargatu Word-en” botoiak Word-en (.docx) deskargatzen du, PDFaren logo, aurkibide eta atal berberekin. Aplikaziotik kanpo editatzen baduzu, “Bertsioak” atalean sakatu “Bertsioa igo” fitxategi horrekin: dokumentu beraren bertsio berria izango da, eta bilatzaileak eta Norak haren testua aurkitzen dute. Orduan panelak ohartarazten du uneko bertsioa zuk igotakoa dela; “Berriz sortu” aukerak beste bertsio bat sortuko luke uneko erregistroekin, zure Word-eko aldaketarik gabe. «Dokumentu legalak» ataleko dokumentuak eta IA dokumentuak era berean sortzen eta hemen gordetzen dira, legalak «Legala» karpetan.

5. Baimenak

Irakurtzeko soilik den erabiltzaileak karpetak eta dokumentuak ikusten ditu, baina «Dokumentua igo» eta berrikusteko, onartzeko eta argitaratzeko botoiak desaktibatuta agertzen zaizkio. Konfidentzialtzat markatutako dokumentuak “Konfidentzialak Barne Hartu” laukiarekin baino ez dira agertzen. Sortutako dokumentu batean, erabiltzaileak aplikazioan ikusi ezin dituen datuen blokea (kontratak, enpresa administratzen ez badu; osasunaren zaintza, baimen medikorik gabe) hutsik ateratzen da ohar batekin, eta osasunaren zaintzatik zifra agregatuak baino ez dira inprimatzen.