Kanpoko dokumentu-artxiboa

1. Zer dago pantailan

Goian, helmuga bakoitzeko txartel bat, «SharePoint» eta «Google Drive», bere egoerarekin: «Konfiguratu gabe», “Baimentzeke”, “Liburutegia aukeratzeke”, “Prest” edo “Errorearekin”. Txartelaren estekak integrazioa konfiguratzera eramaten du, edo ireki egiten du jada konfiguratuta badago. Azpian, «Arauak» blokea «Artxibatu zain daudenak orain» eta «Arau berria» botoiekin, eta amaieran «Artxibo-erregistroa».

2. SharePoint edo Google Drive konektatzea

Sakatu helmugaren txartelaren esteka. SharePointen, erregistratu aplikazio bat Microsoft Entra ID-n Sites.ReadWrite.All aplikazio-baimenarekin, kopiatu direktorioaren IDa, aplikazioaren IDa eta sekretu bat, gorde eta sakatu “Baimendu”: Microsoften administratzaile batek baimena ematen du. Ondoren aukeratu gunea eta liburutegia. Google Driven, sortu OAuth bezero bat Google Cloud-en Drive APIa aktibatuta, gorde bere kredentzialak eta sakatu “Baimendu”. Txartelak “Prest” dioenean, arauak sor ditzakezu.

3. Arau bat sortzea

Sakatu «Arau berria». Jarri “Izena” eta aukeratu “Helmuga”, “Zein dokumentu” (goPrevinak sortutakoak, sinatutakoak edo argitaratutako guztiak) eta, nahi baduzu, “Dokumentu mota” eta “Lantokia”. “Karpeta” eremuan idatzi bidea; {company}, {centre}, {type}, {year} eta {month} erabil ditzakezu, dokumentu bakoitzaren datuekin ordezkatzen direnak. Sakatu “Gorde”. “Araua aktibo” desmarkatuta badago, arauak ez du ezer artxibatzen eta “Inaktiboa” gisa markatzen da.

Arau bakoitzaren arkatzak editatu egiten du. Zakarrontziak berrespen bat irekitzen du: artxibatutako dokumentuak dauden lekuan geratzen dira eta berriak ez dira arau horrekin artxibatuko.

4. Noiz artxibatzen den

goPrevinak 15 minuturo berrikusten ditu zain dauden dokumentuak, eta «Artxibatu zain daudenak orain»-ek berehala egiten du (gutxienez arau bat behar du). Dokumentu baten bertsio bakoitza behin artxibatzen da; sinatutako bertsio berri bat berriro artxibatzen da. Dokumentu medikoak, konfidentzialak eta zirriborroak ez dira inoiz goPrevinatik ateratzen.

5. Artxibo-erregistroa

Errenkada bakoitzak dio zein dokumentu eta bertsio, zein helmuga eta karpetatan, data, eta “Artxibatua” ala “Errorea” den. “Artxibatua” denean, fitxategirako “Ireki” esteka dago. Errenkadak daudenean, gainean bi egoera-txartel agertzen dira, “Errorearekin” eta “Artxibatuak”, kopuruarekin: sakatu erregistroa iragazteko. Huts egiten badu, erroreak kausa azaltzen du (adibidez, baimen iraungia) eta bost aldiz arte saiatzen da berriro.