Portail entreprises extérieures
Le portail entreprises extérieures est l’endroit où une entreprise extérieure téléverse la documentation demandée par l’entreprise pour laquelle elle travaille (coordination des activités d’entreprises, CAE) et voit si elle a été approuvée. Ce guide s’adresse à la personne de l’entreprise extérieure qui s’occupe de cette documentation.
1. Accepter l’invitation et se connecter
L’entreprise cliente vous invite par e-mail (ou vous transmet le lien). Le lien est personnel et expire au bout de 3 jours. En l’ouvrant, vous choisissez votre mot de passe, d’au moins 8 caractères, et passez à l’écran de connexion. S’il indique que le lien n’est pas valide ou a expiré, demandez à être invité à nouveau.
Dans « Connectez-vous au portail entreprises extérieures », saisissez votre e-mail et votre mot de passe et cliquez sur « Se connecter ». Après cinq tentatives échouées consécutives, l’accès est bloqué pendant 30 minutes. En cas d’oubli, « Mot de passe oublié ? » vous envoie un lien qui expire au bout de 24 heures.
2. Le tableau de bord : ce qui est demandé
En haut, vous avez « Tableau de bord », « Documents », « Mes clients », « Aide » et « Se déconnecter ». « Synthèse de conformité » indique « Action requise » (et combien de documents l’entreprise vous demande) ou que vous êtes à jour, avec votre contrat et sa durée.
« Conformité globale » est le pourcentage de documents obligatoires approuvés, avec le nombre de documents « Approuvés », « En attente », « Refusés », « Expirés » et « Manquants ». En dessous, la liste des « Documents » obligatoires avec leur statut (« Manquant » si vous ne l’avez pas téléversé), vos « Contrats actifs » avec les jours restants et les « Notifications ».
3. Téléverser un document
Dans « Documents » (ou « Tout voir » depuis le tableau de bord), vous voyez les documents « Obligatoire » (TC1/TC2, assurance responsabilité civile, évaluation des risques et planification de la prévention) et « Facultatif ». Cliquez sur « Téléverser un document », choisissez le « Fichier » et le « Type », vérifiez le « Nom » et renseignez « Valide à partir du » et « Valide jusqu’au » si le document comporte des dates. Cliquez sur « Téléverser ».
La date « Valide jusqu’au » sert à vous avertir de son expiration. Si le document est renouvelé (un nouveau TC, une police renouvelée), téléversez la nouvelle version avec le même type.
4. Approuvé, refusé ou expiré
Une fois téléversé, le document reste en attente jusqu’à ce que l’entreprise cliente l’examine et l’approuve ou le refuse. Vous voyez le résultat dans le portail (il n’arrive pas par e-mail) ; s’il est refusé, le motif apparaît : corrigez ce qui est indiqué et téléversez-le à nouveau avec le même type.
Lorsqu’un document dépasse sa date « Valide jusqu’au », il passe à expiré et vous devez en téléverser un nouveau.
5. Alertes et questions
Sous « Notifications », dans le tableau de bord, vous voyez les alertes concernant les documents en attente, refusés ou sur le point d’expirer. Vous pouvez les marquer comme lues une par une ou avec « Tout marquer comme lu » ; elles disparaissent quand leur cause est résolue.
Si vous ne savez pas quel document est demandé ni pourquoi il a été refusé, adressez-vous à la personne de l’entreprise cliente qui vous a invité.