Entreprises extérieures

1. La liste des entreprises extérieures

En haut, quatre indicateurs : « Total des entreprises extérieures », « Entreprises extérieures actives », « Documents arrivant à échéance » et « Note moyenne » (moyenne de toutes les entreprises de la liste, y compris les suspendues).

Chaque ligne affiche l'entreprise avec son identifiant fiscal, le contact avec son e-mail, les travailleurs, la note (de 0 à 5), le statut (Active, Inactive, Suspendue ou Sur liste noire) et « Documents ». Sous « Documents », il y a deux icônes : la première est l'assurance responsabilité civile et la seconde l'évaluation des risques ; le vert signifie valide, le rouge manquant ou expiré.

« Filtres » ouvre le filtre par statut. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche.

2. Enregistrer une entreprise extérieure

Cliquez sur « Ajouter une entreprise extérieure ». Dans « Nouvelle entreprise extérieure », les champs obligatoires sont « Raison sociale », « Identifiant fiscal » (accepte un CIF espagnol ou un numéro de TVA européen), « Nom du contact », « E-mail de contact » et « Nombre de salariés ». « Note de sécurité » va de 0 à 5 : laissez-la vide si vous ne l'avez pas encore évaluée. Cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous en avez beaucoup, « Importer » ouvre l'import CSV ou Excel, avec un modèle téléchargeable.

3. La fiche : conformité et documents

La fiche affiche la note, les travailleurs, le service de prévention et le contact. Ses onglets sont « Vue d'ensemble », « Documents », « Réunions », « Échange sur les risques » et « Sous-traitants », chacun avec son nombre d'enregistrements.

Dans « Vue d'ensemble », « Conformité documentaire » est le pourcentage de ses documents qui sont approuvés, et « État des documents » indique si l'assurance responsabilité civile et l'évaluation des risques sont valides (avec leur date) ou « Pas encore fourni ». Dans « Documents », vous pouvez en téléverser un avec « Téléverser » ; les réunions et les échanges sur les risques créés depuis leurs onglets sont déjà liés à cette entreprise extérieure.

L'icône crayon modifie les données ; l'icône corbeille supprime l'entreprise extérieure.

4. Inviter sur le portail des entreprises extérieures

Pour que l'entreprise extérieure téléverse elle-même sa documentation, cliquez sur « Inviter sur le portail » dans la fiche. Un e-mail part vers l'« E-mail de contact » et « Invitation envoyée à … » apparaît avec « Copier le lien » : si l'e-mail n'arrive pas, envoyez-lui ce lien. Il expire au bout de 3 jours ; une nouvelle invitation remplace la précédente.

Ce qu'elle téléverse depuis le portail apparaît dans « Documents » en attente, pour que vous l'approuviez ou le rejetiez.

5. Qui peut faire quoi

La coordination CAE n'est, par défaut, visible que par les administrateurs ; dans « Paramètres de l'entreprise › Modules », elle peut être ouverte aux éditeurs ou à tout le monde. Si un lecteur y a accès, il voit la liste et les fiches, mais ajouter, modifier, supprimer et inviter sont désactivés.