Documentation des entreprises extérieures
« Documentation des entreprises extérieures » regroupe toute la documentation remise par vos entreprises extérieures (TC1/TC2, assurance responsabilité civile, évaluation des risques, planification de la prévention et les autres types), avec son statut et sa validité. C'est ici qu'elle est téléversée, approuvée et rejetée.
1. Filtres, chiffres et tableau
Sous le titre, les filtres « Tous », « En attente », « Expirent bientôt », « Approuvés » et « Expirés » (le nombre entre parenthèses indique combien il y en a). Les chiffres « Total des documents », « En attente de validation », « Expirent bientôt » et « Approuvés » comptent la même chose.
Le tableau comporte « Document » (nom et type), « Entreprise extérieure », « Statut », « Validité » (du - au), « Téléversé par » et « Actions ». Les statuts sont En attente, En cours de revue, Approuvé, Rejeté et Expiré ; un document approuvé qui expire bientôt affiche aussi « Expire dans N jours ».
2. Téléverser un document
Cliquez sur « Téléverser un document » et choisissez l'entreprise extérieure dans « Sélectionner l'entreprise extérieure » (vous pouvez chercher par nom, numéro d'identification fiscale ou contact). Dans « Téléverser un document », faites glisser le fichier, choisissez le « Type de document », saisissez le « Nom du document » et, s'il en a un, le « Numéro du document ». Renseignez « Valide à partir du » et « Valide jusqu'au », puis cliquez sur « Téléverser ».
« Valide jusqu'au » est la date qui déclenche les alertes d'expiration : si vous la laissez vide, le document n'apparaîtra jamais comme expirant bientôt.
3. Examiner, approuver ou rejeter
Sous « Actions », chaque ligne propose « Voir », « Télécharger », « Approuver », « Rejeter » et « Supprimer ». Ouvrez le document avec « Voir » ou « Télécharger » et vérifiez-le.
« Approuver » demande une confirmation. « Rejeter » ouvre « Rejeter le document » et exige le motif : l'entreprise extérieure le voit dans son portail afin de corriger le document et de le téléverser à nouveau. Seuls les documents approuvés comptent pour la conformité de l'entreprise extérieure.
4. Suivre les expirations
Cliquez sur « Expirent bientôt » pour voir ce qui expire bientôt et sur « Expirés » pour ce qui a déjà expiré ; le Tableau de bord CAE vous amène ici avec « Revoir les documents expirés ». Demandez la nouvelle version à l'entreprise extérieure (ou téléversez-la vous-même) et approuvez-la. Dans « Notifications », vous pouvez lui envoyer le rappel immédiatement.
5. Qui peut faire quoi
La Coordination CAE n'est visible, par défaut, que par les administrateurs ; dans « Paramètres de l'entreprise › Modules », elle peut être ouverte aux éditeurs ou à tous. Un lecteur disposant de l'accès peut consulter et télécharger, mais le téléversement, l'approbation, le rejet et la suppression sont désactivés.