Réunions de coordination

1. Ce que contient l'écran

En haut, « Planifier une réunion ». Les chiffres sont « Total des réunions », « À venir », « Passées » et « Avec actions en attente ». « Filtres » propose « Toutes les réunions », « À venir », « Passées » et « Avec actions ».

Sans réunion, vous verrez « Aucune réunion ». Dès qu'il y en a, le tableau affiche le type, la date, le lieu, les participants et le statut ; cliquez sur une ligne pour l'ouvrir.

2. Planifier une réunion

Cliquez sur « Planifier une réunion ». Choisissez le « Type de réunion » (« Initiale », « Périodique », « Extraordinaire » ou « De clôture »), la « Date et heure » et le « Lieu », puis rédigez l'« Ordre du jour » : le bouton IA à côté du champ le génère ou l'améliore. Ajoutez chaque personne avec « Ajouter un participant ». Cliquez sur « Planifier une réunion ».

Depuis la fiche d'une entreprise extérieure, « Réunions » crée la réunion déjà liée à celle-ci.

3. Après la réunion

Ouvrez la réunion depuis le tableau. Dans son détail, vous consignez les « Décisions et accords », téléversez le « Document du compte rendu », fixez la « Prochaine réunion » et notez sous « Actions » chaque action avec son responsable et son échéance. Celles qui restent ouvertes comptent dans « Avec actions en attente » et, une fois en retard, dans « Actions en retard » du Tableau de bord CAE.

4. Pourquoi c'est important et qui peut le faire

Le Tableau de bord CAE avertit lorsqu'aucune réunion n'a été tenue, et les réunions comptent dans son chiffre de conformité : 100 si une réunion a eu lieu au cours des 60 derniers jours, 50 si c'est au cours des 90 derniers, 0 sinon.

Planifier, modifier et supprimer nécessitent l'autorisation de modification. La Coordination CAE n'est visible, par défaut, que par les administrateurs.