Archivo documental externo
Copia los documentos que genera y firma goPrevina en la biblioteca de SharePoint o en el Google Drive de tu empresa, en la carpeta que decidas y con sus datos: tipo, empresa, centro y fecha de firma.
Estas guías se publican de momento en castellano. Dentro de la aplicación, la misma ayuda está en castellano, catalán, gallego, euskera, inglés y francés.
1. Qué hay en la pantalla
Arriba, una tarjeta por destino, «SharePoint» y «Google Drive», con su estado: «Sin configurar», “Falta autorizar”, “Falta elegir la biblioteca”, “Lista” o “Con error”. El enlace de la tarjeta lleva a configurar la integración, o a abrirla si ya está configurada. Debajo, el bloque «Reglas» con «Archivar pendientes ahora» y «Nueva regla», y al final el «Registro de archivo».
2. Conectar SharePoint o Google Drive
Pulsa el enlace de la tarjeta del destino. Para SharePoint registra una aplicación en Microsoft Entra ID con el permiso de aplicación Sites.ReadWrite.All, copia el ID del directorio, el ID de aplicación y un secreto, guarda y pulsa “Autorizar”: un administrador de Microsoft concede el consentimiento. Después elige el sitio y la biblioteca. Para Google Drive crea un cliente OAuth en Google Cloud con la API de Drive activada, guarda sus credenciales y pulsa “Autorizar”. Cuando la tarjeta dice “Lista”, ya puedes crear reglas.
3. Crear una regla
Pulsa «Nueva regla». Pon un “Nombre” y elige el “Destino”, “Qué documentos” (los generados por goPrevina, los firmados o todos los publicados) y, si quieres, un “Tipo de documento” y un “Centro de trabajo”. En “Carpeta” escribe la ruta; puedes usar {company}, {centre}, {type}, {year} y {month}, que se sustituyen por los datos de cada documento. Pulsa “Guardar”. Con “Regla activa” desmarcada, la regla no archiva nada y sale marcada como “Inactiva”.
El lápiz de cada regla la edita. La papelera abre la confirmación “¿Eliminar la regla…?”: los documentos ya archivados se quedan donde están y los nuevos dejan de archivarse con esa regla.
4. Cuándo se archiva
goPrevina revisa los documentos pendientes cada 15 minutos, y «Archivar pendientes ahora» lo hace al momento (necesita al menos una regla). Cada versión de un documento se archiva una vez; una nueva versión firmada se archiva de nuevo. Los documentos médicos, los confidenciales y los borradores nunca salen de goPrevina.
5. Registro de archivo
Cada fila dice qué documento y versión, en qué destino y carpeta, la fecha, y si está “Archivado” o con “Error”. Con “Archivado” hay un enlace “Abrir” al fichero. Cuando hay filas, encima aparecen dos tarjetas de estado, “Con error” y “Archivados”, con su recuento: púlsalas para filtrar el registro. Si falla, el error explica la causa (por ejemplo, una autorización caducada) y se reintenta hasta cinco veces.