Documentació de contractistes

1. Filtres, xifres i taula

Sota el títol, els filtres «Tots», «Pendents», «Propers a caducar», «Aprovats» i «Caducats» (entre parèntesis, quants n'hi ha). Les xifres «Total Documents», «Pendents de Validar», «Propers a caducar» i «Aprovats» compten el mateix.

La taula té «Document» (nom i tipus), «Contractista», «Estat», «Validesa» (des de - fins a), «Pujat per» i «Accions». Els estats són Pendent, En revisió, Aprovat, Rebutjat i Caducat; un aprovat que caduca aviat porta a més “Caduca en N dies”.

2. Pujar un document

Fes clic a «Pujar document» i tria el contractista a “Seleccionar contractista” (pots cercar per nom, CIF o contacte). A “Pujar document” arrossega el fitxer, tria el “Tipus de Document”, escriu el “Nom del Document” i, si en té, el “Número de Document”. Omple “Vàlid Des de” i “Vàlid Fins” i fes clic a “Pujar”.

“Vàlid Fins” és la data que genera els avisos de caducitat: si la deixes buida, el document no apareixerà mai com a proper a caducar.

3. Revisar, aprovar o rebutjar

A «Accions» cada fila té “Veure”, “Descarregar”, “Aprovar”, “Rebutjar” i “Eliminar”. Obre el document amb “Veure” o “Descarregar” i comprova'l.

“Aprovar” demana confirmació. “Rebutjar” obre “Rebutjar Document” i exigeix el motiu: el contractista el veu al seu portal per corregir-lo i tornar-lo a pujar. Només els documents aprovats compten per al compliment del contractista.

4. Tenir al dia el que caduca

Fes clic a «Propers a caducar» per veure el que venç aviat i a «Caducats» per al que ja ha vençut; el Panell CAE porta aquí amb “Revisar documents caducats”. Demana la versió nova al contractista (o puja-la tu) i aprova-la. A «Notificacions» li pots enviar el recordatori en aquell moment.

5. Qui pot fer què

Coordinació CAE, per defecte, només la veuen els administradors; a “Configuració de l'empresa › Mòduls” es pot obrir a editors o a tothom. Un lector amb accés pot veure i descarregar, però pujar, aprovar, rebutjar i eliminar apareixen desactivats.