Power Automate y Zapier

1. Qué necesitas

Una clave API de la empresa. En «Administración» → “Sistema” → “Claves API”, pulsa “Crear una clave” con un nombre como “Power Automate” y, en “Permisos por recurso (API pública)”, marca lo que necesitan los flujos: para recibir los eventos de incidentes, “Incidentes” lectura; para crear trabajadores, “Trabajadores” escritura. Un desencadenador solo ofrece los eventos que la clave puede leer, y los de aptitud médica necesitan su propio permiso. Crea una clave por herramienta: así, revocar una no detiene las demás.

El conector de goPrevina para Power Automate y la app de Zapier están pendientes de publicación en cada tienda. Mientras tanto, pide al soporte de goPrevina el fichero del conector de Power Automate o una invitación a la app privada de Zapier. La app de Make llegará después del lanzamiento.

2. Power Automate

1. En Power Automate, “Conectores personalizados” → “Nuevo conector personalizado” → “Importar un archivo OpenAPI”, elige el fichero de goPrevina y crea el conector (cuando esté publicado, busca “goPrevina” en su lugar).

2. La primera vez que lo uses, pega la clave API.

3. Desencadenadores: “When an incident is recorded”, “When a training certificate is about to expire”, “When a worker is added” y otros, además de “When an event occurs”, en el que eliges cualquier evento de la lista.

4. Acciones: crear y actualizar trabajadores, centros y medidas preventivas, registrar incidentes, asignar cursos y leer todas las listas (incidentes, medidas, evaluaciones, certificados, documentos, contratistas).

Los nombres del conector están en inglés. Al guardar un flujo con un desencadenador de goPrevina, Power Automate se suscribe al evento; al apagar o borrar el flujo, quita la suscripción.

3. Zapier

En Zapier, añade la app goPrevina y conéctala con la clave API; deja “API Address” como está salvo que tu empresa tenga su propia instalación de goPrevina. Los desencadenadores como “New Incident” o “Training Certificate Expiring” se suscriben al encender el Zap y se dan de baja al apagarlo.

4. Ejemplo: incidente → Teams y una lista de SharePoint

1. Crea en SharePoint una lista “Incidentes” con las columnas Título, Gravedad, Fecha e Id de goPrevina.

2. En Power Automate, crea un flujo automatizado con el desencadenador “When an incident is recorded”.

3. Añade “Publicar mensaje en un chat o canal” (Microsoft Teams), elige el canal de prevención y escribe el mensaje con el contenido dinámico: título, gravedad y fecha.

4. Añade “Crear elemento” (SharePoint) sobre la lista “Incidentes” y asigna Título, Gravedad, Fecha e Id.

5. Guarda, registra un incidente de prueba en goPrevina y comprueba que el mensaje y la fila aparecen en menos de un minuto.

5. Ejemplo: alta en Excel → trabajador

1. Lleva las altas en una tabla de Excel en OneDrive o SharePoint con las columnas Nombre, Email, Puesto y Fecha de alta.

2. En Zapier, usa el desencadenador “New Row” de Microsoft Excel sobre esa tabla.

3. Añade la acción “Create Worker” de goPrevina y asigna Full Name, Email, Position y Hire Date.

4. En “Idempotency Key”, asigna el id de la fila: si el Zap vuelve a ejecutarse con la misma fila, goPrevina devuelve el trabajador que ya creó en lugar de añadir otro.

La clave necesita “Trabajadores” escritura.

6. Ejemplo: certificado a punto de caducar → tarea de Outlook

1. En Power Automate, usa el desencadenador “When a training certificate is about to expire”. goPrevina lo envía 30 días antes de la fecha de caducidad.

2. Añade “Get a worker” con el id del trabajador del evento (employeeId) para tener el nombre.

3. Añade “Agregar una tarea pendiente” de Microsoft To Do, cuyas tareas muestra Outlook, con el título “Renovar certificado” seguido del número de certificado y el nombre del trabajador, y como vencimiento la fecha de caducidad del evento (expiresAt).

La clave necesita “Formación” lectura y “Trabajadores” lectura.

7. Dónde están las suscripciones y cómo pararlas

Cada desencadenador en uso aparece en “Webhooks” con el nombre de la herramienta y su historial de envíos. Apagar el flujo, el Zap o el escenario quita su suscripción. Revocar la clave API quita todas las suscripciones hechas con ella y para los envíos al momento. goPrevina firma cada evento con la cabecera X-Goprevina-Signature y el secreto devuelto al suscribirse; un sistema propio puede comprobarla como explica la guía de webhooks.